Important : Cette charte est en constante évolution, n’hésitez pas à nous contacter afin de nous faire part de vos suggestions.
Préambule
L’objectif de cette charte est de poser les bases d’un partenariat durable, de qualité, établi sur une relation transparente entre le Tour Opérateur Escapades Vacances et ses fournisseurs. Il permet aussi de préciser un certain nombre de points non contractuels mais tout aussi important, visant à garantir un niveau élevé de satisfaction clientèle. Le non-respect de cette charte pourra entrainer une suspension du contrat de partenariat.
1) Qualité de l’accueil
L’accueil du client par le réceptif local est un élément primordial. En effet, suite à l’achat de son séjour, le premier contact humain du client avec le représentant local de la destination choisie s’établit à cet instant précis. Il va de soi qu’un accueil chaleureux est un facteur positif influant sur le bon déroulement du séjour mais c’est aussi cette première image, que garde le client en cas de non satisfaction à l’arrivée ou de fatigue liée au transport.
Une attention toute particulière est donc demandée aux fournisseurs Escapades Vacances, quand à la qualité générale de l’accueil réservé aux clients.
2) Qualité des hébergements
La qualité et la propreté des hébergements constituent aujourd’hui l’un des critères de choix les plus importants pour la clientèle Escapades Vacances.
Le respect des engagements du fournisseur au niveau de la sélection des hébergements est impératif et ce dernier se doit de vérifier tout au long de la saison, la correspondance parfaite avec les hébergements choisis par Escapades Vacances.
A tout moment, la société Escapades Vacances pourra vérifier sur place les hébergements mis à disposition des clients, lors de visites programmées ou non.
3) Devoir de communication
Il est particulièrement important que chacune des deux parties respectent cet engagement :
la société Escapades Vacances, vis à vis de sa clientèle et le fournisseur, vis à vis de la société Escapades Vacances, afin que cette dernière puisse être informer en temps réel de tout événement pouvant influer directement ou indirectement sur le séjour du client.
Le fournisseur s’engage donc à informer la société Escapades Vacances :
• de toute modification des conditions de séjour (hébergement, équipements, restauration, activités, conditions d’accueil exceptionnelles…)
• de toute modification tarifaire, y compris les promotions ponctuelles ou non, mises en place après la signature du contrat de partenariat (promotions sur les sites web incluses).
A ce titre, un courrier par fax, e-mail ou voie postale devra impérativement être transmis à la société Escapades Vacances, afin qu’elle puisse répercuter la dîte promotion à ses clients. Cette procédure permet également d’éviter tout differentiel de prix entre les deux parties.
• de tout incident touchant directement ou indirectement le client, de manière à pouvoir mettre en oeuvre tout ce qui est possible pour réparer le préjudice et/ou concilier les parties.
• de l’éventuelle non présentation (no show) du client sur le lieu de séjour.
4) Participation à l’élaboration des documents et à l’information des clients
La mise en place des produits fournisseurs sur nos supports de communication est étroitement liée à la qualité des informations et documents envoyés par ce dernier. Pour intégrer et mettre en valeur produits et destinations, il est impératif de nous faire parvenir quelques photos* du site, des hébergements et des activités proposées. Il est important de fournir également un descriptif précis ainsi qu’un inventaire détaillé des hébergements, un plan d’accès local ainsi qu’un certain nombre de brochures, afin de préparer et envoyer les bons d’échange aux clients.
Des éléments relatifs au tourisme local (sites touristiques, activités externes) sont également nécessaires afin présenter au mieux les produits.
* Supports acceptés : photos numériques en haute définition de préférence sur CD-ROM
Par haute définition, nous entendons :
- Soit des images en 300 DPI ayant servies à la réalisation d’une plaquette, d’un dépliant ou tout autre support, que vous pouvez demander à votre imprimeur ou votre agence de communication.
- Soit des photos numériques au format JPG haute qualité (sans compression), d’une taille supérieure ou égale à 1600 pixels de large ou de haut.
Sauf indication contraire, les supports fournis ne sont pas restitués et archivés. Les mentions légales (photographe, CDT, CRT…) sont systématiquement portées, lorsque la demande en est faite.